Was ist BUILD4YOU®

BUILD4YOU® ist eine Standardsoftware, welche hochindividuell auf Ihre betrieblichen Prozesse angepasst werden kann. Modernste Entwicklungstechnologien gewährleisten Individualität bei maximaler Stabilität und minimieren gleichzeitig die Kosten der Anpassung sowie der laufenden Pflege. Zudem betreuen Sie unsere erfahrenen Consultants während der gesamten Produkteinführung und stehen Ihnen nicht nur bei Sachfragen zur Software, sondern auch mit ausgeprägtem betriebswirtschaftlichen Know-How zur Verfügung.

  • Projektverwaltung
  • Angebots - und Auftragsbearbeitung
  • Versandabwicklung (Packliste und / oder Lieferschein)
  • Rechnungslegung
  • Anfragen / Bestellungen / Eingangsrechnungen / Belastungsanzeigen
  • Retourenabwicklung Kunden und Lieferanten
  • Produktionsplanung
  • Bedarfsforecast Produktion / Beschaffung
  • Lagerverwaltung
  • CRM
  • Controlling

Modul: Vertrieb

Verkaufen mit System

Nutzen Sie unser Vertriebsmodul zur Bearbeitung aller Vorgänge rund um Ihren Kunden. Neben der Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Packlisten, Lieferscheinen und Rechnungen erzeugen Sie auch Spezialbelege wie z.B. Projektaufträge, Rahmenaufträge und Proformarechnungen.

Dass Sie Belege zu einem neuen Beleg weiterverarbeiten können, versteht sich natürlich von selbst. So lassen sich aus Aufträgen Packlisten und/oder Lieferscheine erstellen und daraus natürlich wiederum die Rechnung. So lässt sich der administrative Aufwand deutlich minimieren.

Bei installiertem CRM-Modul lassen sich sogar für jeden einzelnen Beleg entsprechende Aktivitäten mit Wiedervorlagen definieren, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Angebot

Häufig hören wir von Interessenten und Kunden während der Softwareeinführung, dass man die Angebote doch lieber weiterhin mit einer herkömmlichen Textverarbeitung schreiben würde. Nicht nur das man dort gestalterisch völlig frei sei, sondern auch dass diese Individualität die man bei der Angebotserstellung benötige, die eine andere Software nicht bieten könnte, sind die häufigsten Gründe hierfür.

Mithilfe der Funktion "Angebot" haben Sie als Anwender die Möglichkeit völlig flexibel auf die Wünsche Ihrer Kunden einzugehen. Nicht nur das Sie selbstverständlich auf Textformatierungen zurückgreifen können, wie Sie diese aus Ihrer Textverarbeitungssoftware gewohnt sind, sondern auch bei dem Aufbau Ihres Angebotes sind Sie nur an wenige Vorgaben gebunden.

Bereits bei der Anlage eines Angebotes haben Sie die Möglichkeit umfangreiche Informationen abzulegen. Wie und in welchem Umfang kann im BUILD4YOU® komplett über Parameter eingestellt werden, sodass Sie später auch nur das auf Ihrem Bildschirm sehen, was Sie benötigen und täglich verwenden. Einen Überblick über die Möglichkeiten Informationen in den Kopfdaten des Angebotes zu erfassen, finden Sie im Folgenden:

  • Flexible Gestaltung Ihrer Angebote
  • automatisierter Vertriebsforecast auf Basis von Wahrscheinlichkeitenautomatisierte
  • Wiedervorlage von Angeboten mit optionaler Erinnerungsfunktion
  • Eventualpositionen
  • Vertreterzuordnung schon während der Angebotsphase
  • Ablage diverser Dokumente zum Beleg wie z.B. Anfragedokument, Zeichnungen, etc.

Auftrag

Der Auftrag ist der Dreh- und Angelpunkt im Vertriebsmodul des BUILD4YOU®. Einen Auftrag können Sie aus einem Angebot erstellen oder direkt erfassen. Aus dem Auftrag heraus können Sie alle weiteren Belegtypen (Packliste, Lieferschein, Warenrücksendung, Rechnung, Gutschrift) erstellen. Dies geschieht ganz einfach mit den Funktionen auf dem Reiter Verarbeitungsstatus im Auftragsbeleg. Im Verarbeitungsstatus sehen Sie zudem jederzeit welchen aktuellen Status Ihr vorliegender Auftrag gerade erreicht hat

Auftrag

An dieser Stelle können Sie auch, sofern der Auftrag aus einem Angebot erstellt wurde, sehen, welche Auftragsposition aus welchem Angebot entstanden ist. Für das einfache und schnell erlernbare Bedienkonzept sorgen vor allem die sich immer wiederholenden gleichen Funktionsstrukturen. So ist auch die Positionserfassung nahezu identisch mit allen anderen Erfassungsmasken im Vertrieb und in der Beschaffung

  • Einfache Erstellung aus dem Angebot
  • Rückverfolgbarkeit aller Belege auf den entsprechenden Auftrag
  • Liefer- und/oder Rechnungsanschriften werden bereits bei der Auftragserfassung festgelegt
  • frei definierbare Pflichtfelder wie z.B. Liefertermin, Versandart, etc.
  • transparenter Workflow kennzeichnet jederzeit einen korrekten Status des Auftrages
  • einfachste Erstellung von Folgebelegen wie Packliste, Lieferschein und Rechnung
  • Optional: Produktion auftragsspezifischer Etiketten wie z.B. Qualitätssiegel, Kartonaufkleber, etc.

Modul: Beschaffung

Bestellung

Die Bestellung ist der Dreh- und Angelpunkt im Beschaffungsmodul des BUILD4YOU®. Eine Bestellung können Sie aus einer Anfrage erstellen oder direkt erfassen. Aus der Bestellung heraus können Sie jederzeit den Status des Belegs verfolgen. Dies geschieht ganz einfach mit den Funktionen auf dem Reiter "Verarbeitungsstatus": Beschaffung.
Bestellung: So können Sie den Eingang einer Auftragsbestätigung mit dem bestätigten Liefertermin sowie die Versandmitteilung Ihres Lieferanten erfassen. Letzteres ist vor allem bei langen Versandwegen sehr hilfreich. Nach dem Wareneingang sehen Sie in der Bestellung ebenfalls, welche Positionen in welcher Menge bereits geliefert wurden. Unterziehen Sie Wareneingänge einer Wareneingangsprüfung, so erfahren Sie das die Ware zwar bereits geliefert wurde allerdings noch nicht dem Lager zur Verfügung steht, da noch keine Wareneingangsprüfung erfolgt ist. Erhalten Sie zur Bestellung eine Rechnung Ihres Lieferanten, können Sie diese direkt über die Bestellung erfassen. So ist gewährleistet, dass Sie zu jedem späteren Zeitpunkt sowohl aus der Bestellung die Rechnung öffnen können, als auch direkt aus dem Rechnungsbeleg die zugehörigen Bestellungen öffnen können. Ist mal etwas nicht in der gewünschten Qualität geliefert worden, so erstellen Sie direkt aus der Bestellung eine Lieferantenrücksendung. Selbstverständlich berücksichtigt BUILD4YOU® diese Rücksendungen auch im Lager und bietet Ihnen zudem umfangreiche Möglichkeiten den Status Ihrer Rücksendung zu verfolgen. Key-Features Bestellung: Einfache Erstellung aus der Anfrage Rückverfolgbarkeit Lieferungen, Rechnungen und Rücksendungen auf die entsprechende Bestellung Erfassen von verschiedenen Anlieferungsadressen frei definierbare Pflichtfelder wie z.B. Liefertermin, Versandart, etc. transparenter Workflow kennzeichnet jederzeit einen korrekten Status der Bestellung einfachste Erstellung von Folgebelegen wie Wareneingangsbelege, Eingangsrechnungen oder Rücksendungen

  • Einfache Erstellung aus der Anfrage, Rückverfolgbarkeit Lieferungen, Rechnungen und Rücksendungen auf die entsprechende Bestellung
  • Erfassen von verschiedenen Anlieferungsadressen, rei definierbare Pflichtfelder wie z.B. Liefertermin, Versandart, etc.
  • transparenter Workflow kennzeichnet jederzeit einen korrekten Status der Bestellung
  • einfachste Erstellung von Folgebelegen wie Wareneingangsbelege, Eingangsrechnungen oder Rücksendungen

Modul: Lagerverwaltung

Lagerverwaltung

In BUILD4YOU® haben Sie als Anwender zwei Möglichkeiten der Nutzung des Moduls Lager. Sie können sich für eine „einfache Bestandsführung“ entscheiden bei der Sie lediglich einen Bestand je Artikel führen, der sich automatisiert durch die verschiedenen Belege wie Lieferscheine, Wareneingänge oder Inventuren verändert.

Wesentlich umfangreicher ist die „erweiterte Bestandsführung“. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit für jeden Artikel multiple Lagerorte zu verwalten, Bestände zu sperren und zu reservieren, sowie umfangreiche Informationen über die Buchungsvorgänge des jeweiligen Artikels zu erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite Buchungsjournal.

Neben den reinen Bestandsinformationen werden in der Lagerverwaltung zusätzlich auch zukünftige Entwicklungen wie z.B. die aktuell in Auftrag befindliche Menge sowie die bereits beim Vorlieferanten bestellte Menge angezeigt

  • Verwaltung multipler Lagerorte je Artikel
  • Sperren von Beständen
  • Reservieren von Beständen
  • Detaillierte Informationen zu Buchungsvorgängen

Modul: CRM

Marketing effektiver gestalten – Kundenbeziehungen systematisch pflegen

Unsere CRM-Lösung ist vollständig in das Gesamtprodukt integriert. So können Sie, falls Sie das CRM-Modul lizenziert haben, in allen Vertriebs- und Beschaffungsbelegen sowie in der Kunden- und Lieferantenverwaltung direkt auf Ihre Aktivitäten und Aufgaben zum Beleg / Kunden / Lieferanten zugreifen.

Sollten Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen, so können Sie diese über das interne System direkt an einen Kollegen delegieren. Erledigt er diese auch? Eine Überwachung des aktuellen Status der Aufgabe ist ebenfalls jederzeit möglich.

  • Verwalten von belegbezogenen Aufgaben und Aktivitäten
  • Detaillierte Kunden- und Lieferantenverwaltung inkl. Aufgaben und Aktivitäten
  • Besuchsprotokolle
  • Ablage von Dokumenten zu Aufgaben und Aktivitäten
  • Planen, Durchführen, Nachbereiten von Marketingaktionen
  • Informative Auswertung und Analyse
  • Einfaches Erstellen und Verwenden von Gesprächsleitfäden fürs Telemarketing
  • Adressimport und Adressexport zur Zeitersparnis
  • Beschwerdemanagement
  • Umsatzchecks
  • Übersicht über alle potentiellen Aufträge

Modul: Controlling

Controlling und Finanzen

Das Controlling-Modul bietet Ihnen eine integrierte Deckungsbeitragsrechnung auf Auftrags- oder Artikelbasis. Somit ist das Modul sowohl für klassische Auftrags- und Serienfertiger als auch für Unternehmen, die beide Varianten kennen, geeignet. Sie werden überrascht sein, mit welch geringem Aufwand bereits innerhalb kürzester Zeit vollständige Vor- und Nachkalkulationen entstehen können.

Gemeinsame Grundlage aller Daten ist immer Ihre spezifische Unternehmensplanung. Auf Basis dieser Planung unterstützen wir Sie gern bei der Ermittlung Ihrer Prozesskostensätze für Geräte und Maschinen sowie bei der Ermittlung der direkten Personalkostensätze. Wir arbeiten mit einem Netzwerk von Beratern zusammen, die auch gern zur Verfügung stehen, sollten Sie noch keine Unternehmensplanung in Ihrem Haus nutzen.

In der Vorkalkulation können neben den Planstunden für Prozesse und Mitarbeiter auch Material- und Fremdleistungskosten erfasst werden. Auf dieser Basis werden die Selbstkosten die dann zur Ermittlung des Deckungsbeitrages eines Auftrages, einer Baugruppe oder eines einzelnen Artikels benötigt werden.

In der Nachkalkulation können Sie sich diese manuelle Arbeit sparen. Die Kosten für Prozesse und Mitarbeiter werden auf Basis von Stempelzeiten vollautomatisiert ermittelt. Diese Stempelzeiten entstammen zumeist unserer BUILD4YOU® Betriebsdatenerfassung. Die zusätzlich anfallenden Material- und Fremdleistungskosten werden dann aus den im BUILD4YOU® erfassten Eingangsrechnungen der Lieferanten entnommen. So wird Ihre Nachkalkulation fast zum „Abfallprodukt“ Ihrer täglichen Arbeit. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine fundierte Nachkalkulation in mittelständischen Unternehmen meist nur dann erfolgt, wenn sie möglichst wenig bis gar keine Arbeit macht.

Aus den gewonnenen Daten ermittelt das System stichtagsbezogen einen Bestand halbfertiger Arbeiten, die es Ihnen oder Ihrem Steuerberater ermöglicht, auch unterjährig Halbfertige Erzeugnisse korrekt zu bewerten und somit die Validität Ihrer monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung weiter zu steigern.

Zudem haben wir auch im Bereich Controlling durch unsere Datenabfragen umfangreiche Möglichkeiten der Analyse. So lassen sich Beispielsweise Deckungsbeiträge nach Strategischen Geschäftsfeldern oder nach Kunden klassifizieren und dienen somit als Entscheidungsgrundlage für fundierte unternehmerische Entscheidungen.

  • Einfache Verwaltung aller Vorgänge der Auftragsabwicklung
  • Mitarbeiterverwaltung / Prozesskostenverwaltung
  • Übersichtliche Vorkalkulation und Nachkalkulation für Aufträge, Baugruppen und Artikel
  • Zeiterfassung und Arbeitszeitauswertung
  • Produktivitätsanalyse aller Faktoren
  • Ausgeklügeltes Informationssystem durch Datenabfragen

Modul: Erweiterungsmodule

Erweiterungsmodule - Skalierbarkeit ohne Ende!

Mit der Möglichkeit Erweiterungsmodule in das BUILD4YOU® zu integrieren, haben wir die Möglichkeit schnell und flexibel auf indivduelle Kundenwünsche zu reagieren.

Änderungen und neue Module, die wir speziell für Ihre Bedürfnisse konzipieren und programmieren, beinflussen nicht mehr gleich das ganze Produkt. Mit Hilfe der Funktion "Erweiterungsmodule" lassen sich so die neuen Funktionen integrieren.

Somit ist auch eine zeitnahe Umsetzung von Erweiterungen möglich und nicht erst mit dem nächsten Release, welches lediglich vierteljährlich erscheint.

Unter anderem stehen Ihnen folgende Funktionen derzeit in Form von Erweiterungsmodulen zur Verfügung:

  • Inventur-Modul
  • Service-Modul
  • HOAI-Rechner
  • UPS-Versandabwicklung
  • DATEV Schnittstelle
  • Lexware Im-/Export-Schnittstellen
  • Vertragsmanager
  • Belegloser Zahlungsverkehr