Rechtliche Grundlage

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die GoBD „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ veröffentlicht.

Die GoBD enthalten die rechtliche Grundlage zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die alle buchführungspflichtigen Unternehmen, sowie Unternehmer, die für Zwecke der Umsatzsteuer Aufzeichnungen machen, vorlegen müssen.

Die Pflicht zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation, die alle organisatorischen und technischen Prozesse, welche im Zusammenhang mit der Buchführung stehen, vollständig und nachvollziehbar beschreibt, gilt seit dem 1. Januar 2015. Die Verfahrensdokumentation muss es einem Dritten möglich machen, innerhalb angemessener Zeit, Übersicht über die Buchführung zu erlangen. Durch die dokumentierten Prozesse und festgelegten Mitarbeiter werden Einarbeitungen beschleunigt und Verantwortliche entlastet. Gleichzeitig entsteht ein sinnvolles Qualitätsmanagement.

So gehen wir vor

Mithilfe einer Checkliste werden die nötigen Informationen bezüglich der Belegablage, Ablauf der Buchhaltung und Nutzung von Buchführungssystemen oder DV-Programmen, die in Zusammenhang mit der Buchführung stehen, zusammengeführt. Für entsprechende Korrespondenz und Rückfragen während der Erstellung der Verfahrensdokumentation wird ein Ansprechpartner bzw. Stellvertreter in Ihrem Unternehmen festgelegt.


Bei Bedarf werden weitere Checklisten bzw. Muster-Protokolle zur Sicherstellung der Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozessschritte erstellt.


Ein Entwurf Ihrer Verfahrensdokumentation wird erstellt, welche Ihnen zur Überprüfung der beschriebenen Prozesse vorgelegt wird. Es können Ihrerseits noch Änderungswünsche oder Korrekturen vorgenommen werden. Nach Fertigstellung der Verfahrensdokumentation sollte von Ihnen eine Einweisung, mithilfe der entsprechenden Einweisungsprotokolle und dem Merkblatt zum „Umgang mit der Verfahrensdokumentation in der Praxis“ vorgenommen und anschließend protokolliert werden.

Das können wir für Sie tun

  1. Verfahrensdokumentation
    Allgemeine Beschreibung
    Anwenderdokumentation
    Technische Systemdokumentation
    Betriebsdokumentation
  2. Merkblatt zum weiteren Ablauf und Umgang mit der Verfahrensdokumentation
  3. Internes Kontrollsystem
  4. Checkliste Rechnungsüberprüfung
  5. Muster: Einweisung in die Verfahrensdokumentation
  6. Muster: Protokoll für Abweichungen/Auffälligkeiten
  7. Bei ersetzendem Scannen: Muster zur Einweisung in das Digitalisierungsverfahren
  8. Nach Absprache weitere unternehmensspezifische Checklisten und Muster-Protokolle

Kontaktieren Sie uns

Ihr Ansprechpartner

Thomas Kottemölle

(0 25 63) 9 69 49 - 0
kottemoelle@mittelstandsbuero.ag